00:00:00: Mission Lehrer-Schreibtisch.

00:00:03: Warum dein Schreibtisch nie leer ist und was wirklich dahinter steckt?

00:00:08: Unternehmerfreiheit, der Business Talk mit Prozessexpertin Nummer eins Katja Holzei Mehr PS für dein Unternehmen.

00:00:17: Mein Schreibtische ist immer so voll und ich komme nie hinterher.

00:00:20: Ein Lehrerschreibtisch isst kein Traum.

00:00:23: Er ist der Beweis für ein funktionierendes System.

00:00:27: Und ich zeige dir, woran es liegt, dass deiner immer voll ist.

00:00:30: Stell dir vor du kommst morgens ins Büro, dein Schreibtisch ist leer, keine Stapel, keine offenen Vorgänge, keine zweihundert ungelesenen E-Mails die schreien.

00:00:40: und jetzt ehrlich hast du gerade gedacht schön wär's oder wäre das vielleicht sogar etwas Kontrollverlust?

00:00:49: Beide Antworten verraten genau dein Problem.

00:00:52: Das hat nämlich nichts mit deinem Schreibtisch zu tun!

00:00:55: Der leere Schreibtische ist nämlich gar nicht dein Ziel, denn er ist ein Symptom des Ziels.

00:00:59: Viele Geschäftsführer denken nämlich wenn man schreibtisch voll ist dann bin ich fleißig und werde gebraucht.

00:01:05: aber die Wahrheit ist da volle Schreibtisches zeigt dass du der Engpass deines Unternehmens bist Und ein leerer Schreibtischen ist eher in deinem Mindset unter deinem Kopf ein Faulheitsbeweis.

00:01:20: Und deswegen ist es so ein inneres Thema, also ein Mindset-Blockade die hier das Hindernis ist warum dein Schreibtisch immer so voll ist?

00:01:30: Es geht nämlich genau drei Gründe.

00:01:33: Warum deinschreibtisch voll ist obwohl du dich nach einem leeren sehnst!

00:01:38: Es liegt nicht am Arbeitsvolumen, es liegt an drei Strukturfehlern.

00:01:42: Der erste Grund.

00:01:43: Alles landet bei dir, weil es keine Regeln gibt, wann etwas nicht bei dir landen soll.

00:01:49: Das heißt, es gibt keinen Defaultempfänger im Sinne von ja das gehört hier nicht zu mir.

00:01:54: Ganz klassisches Beispiel ist wichtig für uns als Unternehmer zu verstehen dass wir als Entscheider und Inhaber eigentlich eine Eskalationsstufe darstellen.

00:02:05: Und für manche ist das vom Begriff her schon negativ belegt.

00:02:09: Eskalation, ich eskaliere, dass er damit nichts zu tun, sondern einfach damit in die nächste Höhe eben die höchste Entscheidungsebene.

00:02:19: und das bedeutet, es geht um Entscheidungen.

00:02:22: Und meistens liegt davor schon der große Fehler, dass Themen an dich herangetragen werden, die einfach nichts mit einer Entscheidung zu tun haben, sondern die Mitarbeiter laden einfach Probleme, Informationen auf deinem Schreibtisch ungefiltert ab.

00:02:38: Und du musst dir dann den Denkprozess erst mal starten und sortieren... Was mache ich denn jetzt eigentlich mit diesem Thema?

00:02:46: Einfaches Beispiel!

00:02:48: Du bist am entscheidenden... Nehmen wir mal.

00:02:51: Du suchst eine Putzfirma für deine Firma.

00:02:53: Ja so und dann kommt der Mitarbeiter sagt ja hier ist es Angebot.

00:02:57: Jetzt liest du sechs Seiten Angebot durch, AGBs durch.

00:03:01: fragst dann, ja und das zweite Angebot.

00:03:03: Ja, das ist noch nicht da!

00:03:05: So,

00:03:05: d.h.,

00:03:05: du hast ein Ping-Pong an Rückfragen und einen Auftrag auf deinem Tisch liegen und der nicht so vorbereitet ist dass du einfach nur eine Entscheidung treffen kannst weil das Gegenteil wäre... Du bekommst auf deinen Schreibt... Hey Chef Wir haben alle Angebote vorliegen.

00:03:20: Szenario A, B und C – meine Empfehlung ist Angebot C zu bestätigen.

00:03:26: weil ersten zweites drittens.

00:03:28: Das heißt jemand hat das inhaltlich geprüft, hat sich in den Vorgang reingedacht und liefert dir nach besten Messen einen Vorschlag so dass du viel schneller entscheiden kannst und nicht selber dich erst rein denken musst!

00:03:43: Das bedeutet... kriegst quasi wie so ein rohen Kuchenteig auf deinem Tisch geliefert die ganze Zeit und du musst dich jetzt darum kümmern, überlegen.

00:03:52: Ist da jetzt schon Zucker drin?

00:03:53: Kann ich den jetzt in den Backofen schieben?

00:03:56: Bei wie viel Grad muss sich der jetzt einstellen?

00:03:57: Jetzt muss ich noch mal das Rezept lesen!

00:03:59: Das macht keinen Sinn.

00:04:01: aber so arbeitest Du und das ist das Kernproblem warum Dein Schreibtisch als Geschäftsführer zu voll ist.

00:04:09: Dinge landen ungefiltert auf deinem Schreibtisch, weil es keine Regeln gibt.

00:04:15: Was kommt zu dir und was kommt nicht zu dir?

00:04:17: Du bist quasi der Default-Empfänger für alles in deinem Unternehmen!

00:04:23: Der zweite Grund ist du hast alles im Kopf.

00:04:27: Du bist Fachexperte oder im Familienbetrieb hast du das Business übernommen und das Wissen wie etwas geht entsteht oft durch Erfahrung Und das macht es so schwierig für dich in deinem Kopf, ein System zu bauen.

00:04:42: Das heißt oftmals ist es so Ja Chef Anfrage dies und jenes und dann kommt... Ah, da haben wir vor drei Jahren mal was gehabt.

00:04:49: Das war so ähnlich!

00:04:52: Suche mal nach Kunden namens Schneider und guck mal ob du damit zurechtkommst.

00:04:58: Du wirst permanent für alles operative Geh fragt wie etwas zu tun ist statt ein System zu bauen und das Wissen ins System zu geben weil das Schlimme ist, du beantwortest jetzt eine Mitarbeiter diese eine Frage Wechselt der Mitarbeiter in drei Jahren, macht so das gleiche Spiel wieder von vorne.

00:05:15: Und dadurch schaffst du dir selber ein Modus des Gebrauchtwerdens und auch der fachlichen Bestätigung weil du ja der Superhächt bist und alles weißt dass dich dazu hindert das ganze abzugeben.

00:05:30: Das heißt hier ist eine ehrliche Prüfung notwendig.

00:05:34: für Dich zu sagen Warum brauche ich das vielleicht emotional?

00:05:39: In meinem Verhaltensmuster.

00:05:41: Und der dritte Grund und Fehler ist, du verwechselst erledigen mit Führen.

00:05:50: Führen bedeutet vor allem Mitarbeiter bewegen und Lücken im System zu erkennen.

00:05:58: Ich spreche ja wirklich aus Erfahrung aber auch solche Situationen erlebt, Mitarbeiterin kommt und sagt, ah Katja kannst du da nochmal drüber gucken?

00:06:04: Ah ja jetzt ist die Überschrift fertig!

00:06:06: Oh jetzt ist das Video fertig!

00:06:09: In der Meeting.

00:06:10: und die Mitarbeiterin, die kamen gefühlt sechsmal hintereinander angelaufen für jeden Teil Prozessschritt.

00:06:16: Und dann fange ich an zu hinterfragen ... Moment mal!

00:06:21: Warum passiert es gerade?

00:06:22: Und wo ist der Fehler im System?

00:06:24: Aha okay... Die Mitarbeiterin ist neu.

00:06:26: Das heißt in welcher Stufe der Einarbeitung ist sie denn eigentlich?

00:06:30: Hat sie denn alle Prozesschritte zur Einarbeitungsdurchlaufen?

00:06:33: Hat sich verstanden was Eigenverantwortung bedeutet Und was wann gehe ich zum Chef bedeutet?

00:06:40: Was sind Entscheidungen, wie hole ich mir Entscheidungen ab.

00:06:44: All diese Dinge sind exakt

00:06:46: definiert.".

00:06:47: Das heißt eine Überprüfung des Einarbeitungsprozesses an der Stelle ist notwendig.

00:06:54: hat diese Mitarbeiterin das gerade durchlaufen?

00:06:57: weil oft es natürlich so dass Mitarbeiter selbst wenn du Strukturen und Arbeitsanweisungen hast versuchen sich daran vorbeizuschlängeln.

00:07:05: Und der Vorteil, wenn du Strukturen hast für solche Dinge.

00:07:09: Das Mitarbeitergespräch ist viel einfacher.

00:07:11: Weil du jetzt nicht mehr im Trüben fischst ... Oh!

00:07:14: Es ist ein Problem aus Fähigkeit des Mitarbeiters oder aus Motivationen.

00:07:19: Er hat keinen Bock und legt mir das auf den Tisch.

00:07:22: Sondern es ist in dem Fall eine klare Anleitung für dich zu sagen, okay, es gibt ein System.

00:07:29: Du hast die Anleitung, dass zu bedienen, warum tust du es nicht?

00:07:34: Und dann sprechen wir nämlich wirklich über die persönlichen Dinge des Mitarbeiters, warum der sich entweder weigert oder sie scheut.

00:07:43: Oder gibt es und das ist selten in dem Fall ein Fehler im Prozess dass eine Anleitung nicht eindeutig ist, dass sie nicht seltserklärend ist Dann müsste man den Prozess nochmal korrigieren und da nochmal Inhalte optimieren.

00:07:58: aber in der Regel hast du dadurch Klarheit.

00:08:01: Und wenn du diesen Mechanismus nicht hast, ist ganz klar, dass das alles bei dir auf den Tisch landet und du fängst an die Aufgaben fertig zu machen und zu erledigen statt zu führen!

00:08:14: Du siehst an diesen Top-Drei-Fehlern.

00:08:17: die ehrliche Wahrheit ist, dass du als Geschäftsführer gebraucht werden willst.

00:08:22: also der volle Schreibtisch gibt Die Bedeutung und eine Identität als Unternehmer- und Geschäftsführer, weil du sagst... Oh, ich werd nicht mehr gebraucht.

00:08:34: Ich bin nicht mehr interessant.

00:08:35: Jemand anderes weiß es besser!

00:08:37: Ich spiele gar keine Rolle mehr am Unternehmen und das ist die größte Angst, die du hast.

00:08:41: Du fragst dich, wenn das Unternehmen ohne mich läuft?

00:08:44: Wer bin ich dann

00:08:45: noch?!

00:08:46: Also wenn dein Unternehmen ohne dich läuft, dann ist es nicht das Ende sondern es ist dein Meisterwerk.

00:08:52: Du bist nicht dafür da deinen Unternehmen am Laufen zu halten, sondern du bist dafür da ein Unternehmen zu bauen dass läuft.

00:09:01: Wie baust du jetzt ein System?

00:09:02: Also erster Schritt ist, du brauchst sowas wie eine Eingangsschleusse das nicht alles ungefiltert auf deinem Schreibtisch landet.

00:09:09: Eine Frage die du dir stellen kannst es muss ich des entscheiden oder liegt es nur bei mir weil es keine Regel gibt und dann erstellst du eine Regel einmalig und nie wieder.

00:09:23: Zweiter Schritt Du brauchst eine drei Ebenenübersicht.

00:09:27: Also in der ersten Ebene das Steuern, also eine Übersicht in Form von Kennzahlen.

00:09:32: was liegt an diese Woche?

00:09:33: fünfzehn Minuten?

00:09:35: Zweite Ebene Entscheidungen!

00:09:37: Also welche Entscheidungen braucht es von mir?

00:09:42: Und das Dritte, die dritte Ebene ist quasi des Delegierendes abgeben.

00:09:46: Und an wen gebe ich das ab?

00:09:49: Also welche Rolle, welche fachliche Eignung ist für diese Aufgabe geeignet?

00:09:53: Das ist die Koordinationsrolle!

00:09:55: Grundsätzlich ist zu verstehen, jede Frage eines Mitarbeiters ist erst mal ein Fehler im Prozess und der müsste einmal beantwortet, einmal sauber dokumentiert werden.

00:10:04: Und dann hast du die Lösung ins System gebracht!

00:10:09: Der erste Schritt für dich ist eine kleine Miniaufgabe, die du sofort umsetzen kannst.

00:10:15: Nimm dir heute Abend mal zehn Minuten Zeit, schau auf dein Schreibtisch oder in dein Postfach und fragt dich bei jedem Vorgang bin ich hier?

00:10:24: nur drin, weil nur ich es entscheiden kann oder weil eine Regel fehlt.

00:10:28: Und du wirst erschrecken wie oft deine Antwort lautet Es fehlt eigentlich nur die Regel und damit fängst du an deinen Schreibtisch endlich leer zu bekommen.

00:10:38: Schreib mir gerne mal in die Kommentare Wie voll ist dein Schreibtish auf einer Skala von eins bis zehn?

00:10:44: Zehn quillt total über!

00:10:46: Und eins is wow Ich hab ja schon sehr viel Übersicht und Struktur und kann wirklich strategisch arbeiten.

00:10:54: Ein Lehrer schreibt sich, ist kein Zeichen dass du zu wenig tust.

00:10:57: jetzt ist der Beweis das du das Richtige getan

00:11:01: hast.".

00:11:01: Das war Unternehmerfreiheit!

00:11:03: Der Business Talk mit Prozessexpertin Nummer eins Katja Holzeig.

00:11:08: Du willst keine Folge mehr verpassen um dein Unternehmen mit PS auf die Straße zu bringen?

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